纳税人在首次申报出口退（免）税、申请开具出口退（免）税证明时，应办理出口退（免）税备案。备案时，应当向主管税务机关如实报送《出口退（免）税备案表》，并视出口业务具体情况，报送《出口退（免）税备案附送资料清单》列明的相应附送资料。

例1：某外贸企业于2026年1月5日注册成立并办理了税务登记，1月8日以一般贸易方式自营出口了一批货物，并拟于2月2日首次申报出口退（免）税。该企业在1月5日完成税务登记后即可办理出口退（免）税备案，最晚应于2月2日首次申报出口退（免）税时完成备案。同时，以一般贸易方式自营出口货物无附送资料要求，该企业备案时仅需如实报送《出口退（免）税备案表》。

例2：某外贸企业于2026年1月5日注册成立并办理了税务登记，1月8日跨境销售设计服务，并拟于2月2日首次申报出口退（免）税。该企业在1月5日完成税务登记后即可办理出口退（免）税备案，最晚应于2月2日首次申报出口退（免）税时完成备案。同时，企业跨境销售设计服务的，备案时除报送《出口退（免）税备案表》外，还应同步报送与境外单位签订的跨境销售服务合同、与跨境销售服务收入相对应的《技术出口合同登记证》及其数据表等附送资料。

  技术出口合同登记证是商务主管部门对自由类技术出口合同进行备案登记后核发的官方凭证，是企业办理技术出口外汇、税务、海关等手续的必备文件

例3：某生产企业于2026年1月5日注册成立并办理了税务登记，拟委托外贸综合服务企业代为办理出口退（免）税事宜。该企业在1月5日完成税务登记后即可办理出口退（免）税备案，最晚应于首次委托代办退税时完成备案。备案时，仅需如实报送《出口退（免）税备案表》。需注意的是，在填写备案表时，除填写出口退（免）税基本信息相关栏次外，还需在出口退（免）税管理类型中选择“委托代办退税生产企业”，并填写委托代办退税信息相关栏次。

   外贸综合服务企业是指具备对外贸易经营者身份，接受委托为中小企业提供报关、退税、结算等一站式外贸服务的企业

例4：某生产企业已于2024年1月办理出口退（免）税备案和委托代办退税备案。《公告》发布新的《出口退（免）税备案表》后，该企业无需按照新的备案表重新办理出口退（免）税备案和委托代办退税备案。